Thảo luận phương án thực hiện công chứng điện tử tại TP. HCM

Hiện tại, các tổ chức hành nghề công chứng tại Thành phố Hồ Chí Minh sử dụng hệ thống CENM do Trung tâm thông tin và tư vấn công chứng - trực thuộc Sở Tư pháp quản lý. Nhìn chung, hệ thống đã đáp ứng được nhu cầu quản lý, chia sẻ và khai thác sử dụng thông tin công chứng giữa các tổ chức hành nghề công chứng. Song song với đó, ứng dụng cũng kịp thời bổ sung các tính năng mới phù hợp với sự thay đổi của pháp luật có thể kể đến là đã có tính năng công chứng điện tử, chứng thực điện tử.

Tuy nhiên, về tính năng phục vụ thực hiện công chứng điện tử, quan điểm cá nhân của tác giả bài viết, đánh giá ứng dụng CENM vẫn chưa thực sự đáp ứng được, vì các lý do sau:

• Giao diện (UI) chưa được thân thiện với người dùng, nhiều các nút, checkbox nhỏ được bố trí đan xen khiến thao tác khó khăn, đặc biệt là đối với các người sử dụng chính là các công chứng viên, vốn không có thể mạnh về công nghệ. Chỉ cần thiếu 1 checkbox, ứng dụng có thể báo lỗi ngay lập tức;
• Giao diện thiết lập riêng cho máy tính, không sử dụng được bằng điện thoại gây khó khăn trong trường hợp muốn sử dụng các thiết bị ngoại vi như camera, tạo chữ ký trên màn hình cảm ứng.
• Nhiều tính năng chưa hoàn thiện, đặc biệt là các tính năng ký số (VNeID chưa liên thông được, ký số bằng app SmartCA, MySign,... báo lỗi).

Đề xuất phương pháp thực hiện

Các vấn đề kể trên, hợp lại khiến việc thực hiện và hoàn thiện một văn bản công chứng điện tử gặp nhiều khó khăn. Để khắc phục các vấn đề hiện tại, tác giả đề xuất phương pháp thực hiện công chứng điện tử như sau:

Bước 1: Chuẩn bị file dự thảo văn bản công chứng như thủ tục thông thường và lưu file dưới định dạng (.pdf) (sau đây gọi là dự-thảo.pdf)

Bước 2: Gửi file dự-thảo.pdf cho các bên tham gia giao kết đọc và ký số.

Tại bước này, việc ký số thực hiện như sau:

Khách hàng tải app của các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số phổ biến hiện nay như: Ứng dụng SmartCA (nhà cung cấp VNPT), MySing (của Viettel), FPT.eSign (của FPT)...

Sau khi tải app, khách hàng thực hiện các bước đăng ký xác thực sinh trắc theo quy định pháp luật và quy định của nhà cung cấp dịch vụ.

Mua lượt ký, tải file lên và ký.

Sau khi hoàn tất việc ký số, các bên giao kết gửi file cho nhau ký lần lượt cho đến khi đầy đủ chữ ký số.

Bước 3: Tạo hồ sơ trên CENM, tải file lên và hoàn tất thủ tục công chứng

Tạo hồ sơ công chứng

Nhập thông tin đương sự, tài sản

Tải file đã chứa toàn bộ chữ ký số

Bấm nút Soạn thảo, tại màn hình Soạn thảo, khi Kiểm tra chữ ký số (Kiểm tra CKS) sẽ thấy đầy đủ chữ ký của các bên tham gia giao kết.

Kiểm tra chữ ký số

Công chứng viên và Tổ chức HNCC sử dụng chữ ký số ký vào văn bản, hoàn tất thủ tục công chứng điện tử.

Công chứng điện tử khi một bên giao kết đăng ký chữ ký mẫu và ký trước vào hợp đồng

Vấn đề đặt ra, việc "đăng ký chữ ký mẫu" đối với chứng thư số (chữ ký điện tử) là một bước chuyển đổi cốt lõi từ việc đối chiếu sinh trắc học (nét chữ, con dấu) sang đối chiếu mật mã học (thuật toán khóa công khai).

Việc công chứng viên đối chiếu hình ảnh chữ ký trên file ký số khớp với chữ ký đã đăng ký không thể hiện bất cứ tính pháp lý nào vì hình ảnh chữ ký thể hiện trên file ký số chỉ là về mặt hình ảnh thị giác (xem thêm Tổng quan và Vai trò của Chữ Ký Số)

Việc đối chiếu chữ ký số do ai ký, có hợp lệ hay không phải được thực hiện bằng phần mềm chuyên dụng, có thể xác thực cặp mã khóa của chữ ký số, dấu thời gian, và các thông số kỹ thuật khác. Hiện nay, phần mềm hỗ trợ việc đối chiếu có thể sử dụng trang web NEAC của Trung tâm chứng thực điện tử quốc gia, hay chính phần mềm CENM của Trung tâm TTVTVCC TP. Hồ Chí Minh cũng hỗ trợ đối chiếu được như đã nêu ở phần trên.

Do đó, tác giả bài viết đề xuất, khi gửi công văn đăng ký chữ ký số của một tổ chức cho tổ chức hành nghề công chứng, nội dung công văn cần nêu chính xác:

• Số Serial của chứng thư số (Serial Number)
• Tên tổ chức cung cấp dịch vụ (CA)
• Thời hạn hiệu lực
• Mã số doanh nghiệp/CCCD của người được cấp (người đại diện)
• (không bắt buộc) Hình ảnh chữ ký/ mẫu dấu (visual) để cung cấp thêm tính giao thoa giữa cũ và mới.

Theo đó, doanh nghiệp khi đăng ký sẽ gửi công văn cung cấp thông tin chứng thư số được cấp cho doanh nghiệp và chứng thư số được cấp cho đại diện doanh nghiệp đứng ra ký kết hợp đồng.

Khi thực hiện công chứng điện tử đối với hợp đồng có một bên ký trước do đăng ký chữ ký, bên ký trước thực hiện việc ký số đầy đủ và gửi file đã ký số cho tổ chức hành nghề công chứng. Việc hoàn thiện giao kết hợp đồng được thực hiện như các bước đã nêu ở Mục trước.

Về tính hợp lý và khả thi của phương án

Dựa trên đề xuất luân chuyển quy trình ký số ra các ứng dụng bên thứ ba trước khi đưa lên hệ thống CENM và phương pháp đăng ký "chữ ký mẫu" bằng thông số mật mã học, chúng ta có thể đánh giá tính khả thi và hợp lý của phương án này trên các phương diện sau:

Đảm bảo giá trị pháp lý: Theo quy định của Luật Giao dịch điện tử hiện hành, chữ ký số được cung cấp bởi các tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng (như VNPT, Viettel, FPT...) hoàn toàn có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay và con dấu của doanh nghiệp. Việc sử dụng các ứng dụng như SmartCA, MySign để ký trực tiếp lên file PDF là tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật về giao dịch điện tử.

Đảm bảo tính toàn vẹn và chống chối bỏ: Khi một file PDF được ký số bằng chứng thư số hợp chuẩn, tài liệu đó sẽ bị "khóa" (lock) về mặt thuật toán. Bất kỳ sự chỉnh sửa, cắt ghép nội dung nào sau đó đều sẽ làm "gãy" chữ ký số và hệ thống (như CENM hoặc NEAC) sẽ báo lỗi ngay lập tức. Điều này thậm chí mang lại độ an toàn cao hơn so với văn bản giấy (vốn có rủi ro bị tráo trang, rút ruột).

Giải pháp khắc phục tình thế cho phần mềm hiện tại: Bằng cách đẩy bước "ký số" cho các ứng dụng của các nhà mạng viễn thông lớn, vốn có thế mạnh về thiết kế giao diện, hỗ trợ tốt trên thiết bị di động (smartphone/tablet), TCHNCC sẽ né được các lỗi vặt, lỗi giao diện hoặc lỗi xung đột thiết bị ngoại vi trên hệ thống CENM.

Chuẩn hóa quy trình đăng ký "Chữ ký mẫu số": Đề xuất thay thế việc gửi hình ảnh chữ ký bằng việc cung cấp các trường thông tin kỹ thuật (Số Serial, Tên CA, Thời hạn, Mã số cá nhân/doanh nghiệp) là một cách tiếp cận hợp lý. Nó trả chữ ký điện tử về đúng bản chất của nó là mật mã học thay vì thị giác. Khi CCV dùng phần mềm để đối chiếu Số Serial trên file PDF khớp với Số Serial ghi trong công văn đăng ký của doanh nghiệp, tính xác thực đạt tỷ lệ tuyệt đối 100%, loại bỏ hoàn toàn cảm tính của mắt thường khi soi nét chữ.

Thách thức về tính khả thi trong ngắn hạn:

Rào cản về thói quen và kỹ năng số của người dân: Như đã đề cập ở phần trước, quy trình này còn rất mới đối với đại đa số người dân. Việc yêu cầu người dân (đặc biệt là người lớn tuổi) tải app, eKYC sinh trắc học, mua lượt ký và thao tác tải/ký/gửi file là một chuỗi hành động không hề đơn giản. Nếu không có sự hướng dẫn "cầm tay chỉ việc" từ chuyên viên nghiệp vụ, giao dịch rất dễ bị tắc nghẽn ở bước này.

Rủi ro nhầm lẫn trong luân chuyển file: Do thao tác thủ công (A ký xong gửi file cho B ký tiếp), nếu không quản lý version (phiên bản) file tốt, rất dễ xảy ra tình trạng các bên ký đè lên các file dự thảo khác nhau thay vì ký nối tiếp trên cùng một file.

Chi phí phát sinh: Mặc dù không lớn, nhưng việc khách hàng cá nhân phải mua lượt ký (ký theo lần) trên các app CA có thể tạo ra một rào cản tâm lý nhỏ so với việc cầm bút ký giấy miễn phí.

Tiểu kết

Có thể thấy, phương án bóc tách khâu ký số ra khỏi CENM và chỉ dùng CENM làm nơi thẩm định cuối cùng & phát hành văn bản là một giải pháp tình thế phù hợp và hoàn toàn tuân thủ pháp luật trong giai đoạn hiện tại.

Để phương án này khả thi cao nhất, các TCHNCC cần xây dựng sẵn các tài liệu hướng dẫn (dạng video ngắn hoặc tờ thông tin) gửi cho khách hàng trước khi thực hiện giao dịch; đồng thời trang bị cho đội ngũ Thư ký nghiệp vụ kiến thức vững vàng để hỗ trợ khách hàng thao tác trên các ứng dụng SmartCA/MySign một cách mượt mà nhất. Về dài hạn, khi hệ thống CENM nâng cấp hoặc cổng thông tin công chứng của Bộ Tư pháp hoàn thiện và đưa vào hoạt động, toàn bộ quy trình này có thể được gom lại trên một nền tảng duy nhất.