Sử dụng căn cước điện tử trong công chứng: Từ quy định đến thực tiễn hành nghề

Quy định của pháp luật có liên quan

Tại Luật công chứng năm 2024, Điều 42 quy định về thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng mà người yêu cầu công chứng nộp, đối với giấy tờ tùy thân, tại điểm b yêu cầu: Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng, gồm: thẻ căn cước hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ khác để xác định nhân thân của người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật;

Luật Sửa đổi một số điều của Luật công chứng không có thay đổi hay mở rộng về vấn đề này.

Vê quy định pháp luật đối với Căn cước, tại Luật Căn cước số 26/2023/QH15 nêu các giá trị pháp lý của căn cước điện tử như sau:

• Điều 33, Khoản 1: Quy định căn cước điện tử có giá trị chứng minh về căn cước và các thông tin khác đã được tích hợp để thực hiện các thủ tục hành chính, dịch vụ công, các giao dịch và hoạt động khác theo nhu cầu của công dân.
• Điều 33, Khoản 2: Trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính hoặc giao dịch, nếu có sự khác nhau giữa thông tin in trên thẻ căn cước và thông tin trong căn cước điện tử thì các cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng thông tin trong căn cước điện tử.
• Điều 5, Khoản 1, Điểm d: Công dân có quyền sử dụng thẻ căn cước, căn cước điện tử trong giao dịch, thực hiện quyền, lợi ích hợp pháp

Nghị định số 69/2024/NĐ-CP (Quy định về định danh và xác thực điện tử)

• Điều 9, Khoản 6: Thông tin về danh tính điện tử và các thông tin tích hợp trên căn cước điện tử có giá trị chứng minh tương đương với việc cung cấp thông tin hoặc xuất trình các giấy tờ, tài liệu vật lý chứa thông tin đó trong thực hiện thủ tục hành chính, dịch vụ công và các giao dịch khác.
• Điều 28, Khoản 3: Việc sử dụng căn cước điện tử thông qua truy cập vào tài khoản định danh điện tử mức độ 02 có giá trị tương đương như việc sử dụng thẻ căn cước còn hiệu lực trong tất cả các thủ tục hành chính, dịch vụ công, các giao dịch và hoạt động khác.

Có thể thấy, căn cước điện tử hiển thị trên ứng dụng VNeID có giá trị tương đương với thẻ vật lý, do đó cá nhân sử dụng căn cước điện tử cho giao dịch dân sự hoàn toàn có thể thay thế cho thẻ căn cước. Việc áp dụng cho giao dịch công chứng, theo các quan điểm linh hoạt có thể xem đó là Thẻ căn cước hoặc xem đó các giấy tờ khác để xác định nhân thân của người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật tại Điều 42 của Luật công chứng.

Mặt khác, nếu nói sử dụng Căn cước để đối chiếu nhân thân, lai lịch, nhân dạng và sinh trắc học của một người khi thực hiện giao dịch thì thẻ căn cước hiện tại ít thông tin hơn so với căn cước điện tử do đã lược bỏ các thông tin về sinh trắc học (dấu vân tay, đặc điểm nhận dạng) vốn được thể hiện ở Căn cước công dân. Đối với căn cước điện tử, trường thông tin đặc điểm nhận dạng (sẹo, nốt ruồi) vẫn còn, cung cấp thêm đặc điểm để đối chiếu người tham gia giao dịch.

Việc áp dụng căn cước điện tử trong lĩnh vực công chứng, vì sao chưa phổ biến?

Hành lang pháp lý chưa đồng bộ dẫn đến rủi ro thực thi và thanh tra

Trong khi lĩnh vực chứng thực đã có Nghị định 280/2025/NĐ-CP đã nêu hành lang pháp lý rõ ràng về việc chấp thuận sử dụng Căn cước điện tử đồng thời quy định mẫu áp dụng lời chứng chứng thực, thì pháp luật về công chứng lại chưa có bất kỳ quy định hay văn bản hướng dẫn cụ thể nào.

Sự thiếu vắng quy định cụ thể dẫn đến tâm lý "phòng thủ" là điều có thể giải thích và hiểu được. Công chứng viên sẽ phải đối mặt với các câu hỏi: Áp dụng thế nào, ghi Lời chứng ra sao "Ông/Bà A có Căn cước điện tử số..." hay "Mã số định danh ..."?). Việc thanh tra, kiểm tra xoáy vào việc sử dụng căn cước điện tử khi chưa có quy định rõ ràng chính thức trong Luật công chứng cũng khiến các quan điểm chuyển đổi số tiên phong phải cân nhắc thật cẩn thận trước quyết định tiến hành.

Tính đặc thù của ngành nghề

Công chứng là một ngành nghề đặc thù, vô cùng nhạy cảm. Chức năng cốt yếu của công chứng không đơn thuần là giải quyết thủ tục hành chính cho nhanh gọn, mà là chốt chặn để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên và phòng ngừa tranh chấp cho những giao dịch có giá trị rất lớn. Việc mạo hiểm áp dụng một quy định chưa được hướng dẫn rõ ràng, đôi khi mang lại hậu quả "lợi bất cập hại", đồng thời có khả năng tạo "kẻ hở pháp lý có thể khai thác" trong văn bản công chứng khi xảy ra tranh chấp. Giữa việc tiện lợi trong giao dịch và tiên phong trong chuyển đổi số mà có thể tiềm ẩn các rủi ro pháp lý chưa lường trước được, là một sự đánh đổi không phải công chứng viên nào cũng có thể chấp nhận.

Nguy cơ đối mặt với tội phạm giả mạo công nghệ cao

Đây là nỗi lo sợ trực tiếp và thực tế nhất tại các tổ chức hành nghề công chứng. Hiện nay, tội phạm công nghệ hoạt động ngày càng tinh vi. Thực tế đã ghi nhận sự xuất hiện của các ứng dụng ngân hàng giả mạo, có giao diện, âm thanh và các thao tác chuyển khoản y như thật để lừa đảo người dùng. Hoàn toàn có nguy cơ tội phạm tạo ra các ứng dụng "VNeID giả mạo" với thông tin nhân thân, hình ảnh đã bị cắt ghép, chỉnh sửa tinh vi. Trong khi đó, thế mạnh của các Công chứng viên là kiến thức pháp luật và kỹ năng nhận diện giấy tờ giả truyền thống, chứ không phải là công nghệ thông tin. Nếu chỉ kiểm tra Căn cước điện tử thông qua việc nhìn trực quan bằng mắt thường trên màn hình điện thoại của khách hàng, Công chứng viên rất dễ bị qua mặt, dẫn đến hậu quả khôn lường cho giao dịch.

Kiến nghị

Để tháo gỡ những vướng mắc nêu trên và tạo hành lang pháp lý đồng bộ cho việc ứng dụng căn cước điện tử trong hoạt động công chứng, người viết đề xuất một số kiến nghị sau:

Đối với cơ quan quản lý nhà nước, Bộ Tư pháp cần sớm ban hành thông tư hướng dẫn cụ thể về việc sử dụng căn cước điện tử trong hoạt động công chứng, trong đó quy định rõ: cách thức ghi nhận trong lời chứng, quy trình xác thực bắt buộc qua ứng dụng VNeID thay vì kiểm tra trực quan, và phân định rõ trách nhiệm pháp lý của công chứng viên trong trường hợp phát sinh rủi ro. Ngoài ra, cần xây dựng cơ chế phối hợp giữa Bộ Tư pháp và Bộ Công an để các tổ chức hành nghề công chứng có thể tra cứu, xác minh tính hợp lệ của căn cước điện tử theo thời gian thực, tương tự như hệ thống tra cứu thông tin đất đai hay hộ tịch hiện nay.

Đối với các tổ chức hành nghề công chứng, trong khi chờ hướng dẫn chính thức, không nên hoàn toàn đứng ngoài tiến trình chuyển đổi số. Thay vào đó, các tổ chức có thể chủ động xây dựng quy trình nội bộ thống nhất, nếu đi sâu hơn có thể bắt tay vào việc sử dụng căn cước điện tử để chứng nhận các giao dịch nhỏ, thủ tục như Giấy ủy quyền, Hợp đồng ở nhờ nhà ở,.... Song song đó, việc nâng cao năng lực cho công chứng viên về nhận diện và xác thực giấy tờ điện tử là điều cấp thiết, không thể tiếp tục phụ thuộc vào kinh nghiệm nhận diện giấy tờ vật lý truyền thống.

Đối với Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, cần đóng vai trò cầu nối tích cực hơn: tổng hợp ý kiến từ thực tiễn hành nghề, đối thoại với cơ quan quản lý và thúc đẩy việc ban hành hướng dẫn thống nhất trên toàn quốc, tránh tình trạng mỗi tỉnh, mỗi phòng công chứng áp dụng theo một cách khác nhau như hiện nay.

Kết luận

Câu hỏi "có thể dùng căn cước điện tử trong công chứng chưa?" xét về mặt pháp lý, câu trả lời là: có thể, nhưng chưa chắc chắn. Nền tảng pháp lý từ Luật Căn cước và Nghị định 69 đã đủ để viện dẫn, song sự vắng mặt của hướng dẫn chuyên ngành khiến mỗi lần áp dụng vẫn là một lần công chứng viên tự gánh lấy rủi ro pháp lý.

Chuyển đổi số không phải là đích đến, mà là phương tiện phục vụ cho mục tiêu cốt lõi của công chứng: bảo vệ quyền lợi các bên và phòng ngừa tranh chấp. Bởi vậy, tiến nhanh hay tiến chậm không quan trọng bằng tiến đúng. Những người tiên phong hôm nay, nếu hành động có quy trình và có hồ sơ xác thực đầy đủ, không chỉ bảo vệ được chính mình mà còn đang góp phần viết nên thực tiễn để cơ quan quản lý có cơ sở hoàn thiện chính sách.

Điều ngành công chứng cần lúc này không phải là chờ đợi thụ động, cũng không phải là lao vào thử nghiệm không có kiểm soát, mà là một cuộc đối thoại thực chất, có dữ liệu và có trách nhiệm, giữa người hành nghề, cơ quan quản lý và người dân. Chỉ khi đó, căn cước điện tử mới thực sự trở thành công cụ nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng, thay vì là một điểm mờ pháp lý còn bỏ ngỏ.